La même demande reçue par courriel : « Pouvez-vous me dire où en est ma situation de compte ? »
« Je vous invite à vous rapprocher de votre gestionnaire pour obtenir le détail, ou à consulter votre espace en ligne. »
Elle ne voit ni le solde, ni le lot, ni le dernier appel de fonds, ni la date de la prochaine assemblée. Elle renvoie le copropriétaire vers vous.
« Votre compte pour le lot 12B, Les Tilleuls, est à jour, solde 0,00 €. Votre appel du 2e trimestre, 740 €, a été encaissé le 5 avril. La régularisation sera présentée à l'assemblée du 14 juin. »
Chaque fait vient d'une source : la comptabilité du lot, les encaissements, l'échéancier d'assemblée.
Dans un métier réglementé, la responsabilité reste celle du mandataire professionnel. Une IA ne peut pas l'engager à sa place.
L'écriture est proposée, le courrier est rédigé, le signalement est qualifié. Rien de tout cela n'engage encore le cabinet : ce sont des brouillons, présentés avec leur source.
La validation peut se faire en lot, sur cent propositions d'un coup, ou pièce par pièce sur les cas sensibles. Ce qui ne change pas, c'est qu'elle existe.
Aucune décision n'est jamais prise à votre place.
Une fois l'accord donné, l'exécution est massive : mille écritures, quatre-vingts convocations nominatives, un parapheur entier.
Le degré d'autonomie se règle par type d'action : délégation complète sur un virement clairement identifié, validation systématique sur un courrier officiel. Vous placez le curseur.
Il lit les pièces, propose les écritures, et ne laisse pas passer ce qui ne bouclera pas.
On dépose les factures fournisseurs, y compris un an de retard d'un coup. Il lit le fournisseur, le montant, la TVA, retrouve la copropriété concernée et propose l'écriture avec son compte de charge probable. Quarante-sept factures du week-end se résolvent en quelques minutes.
La connexion bancaire tourne sans intervention, distingue quatre types d'écritures, propose les correspondances évidentes et isole les écarts avec leur dossier. Il lit aussi les chèques au mobile et produit le fichier de remise.
Chaque proposition attend une validation, avec sa source affichée. Il ne décide pas des imputations structurantes, clés de répartition et plans particuliers, et il ne signe rien.
Elle rédige les écrits du cabinet, dans le ton du cabinet.
Un impayé, un nouveau copropriétaire, un changement de gestionnaire : le courrier part de la donnée, pas d'un modèle vide. Les relances sont graduées selon la politique du cabinet.
Pour une copropriété de 87 lots, 87 convocations distinctes : chacune avec la facture privative concernée, les annexes qui la regardent et son code de vote. Le procès-verbal est rédigé depuis la feuille de présence et le déroulé des votes.
Et elle ne produit pas la pièce finale d'un acte à valeur juridique structurante : un brouillon, oui, la version signée reste validée par votre conseil.
Elle répond aux copropriétaires, avec le dossier sous les yeux.
Le courriel entrant est rattaché à son expéditeur, à son lot et à sa copropriété. L'intention est identifiée : question comptable, demande de justificatif, signalement, démarche administrative. La réponse est préparée, complète, prête à relire.
Quand l'intention est ambiguë, deux ou trois variantes sont soumises au gestionnaire plutôt qu'une réponse approximative envoyée seule.
Il ne sait pas que l'expéditeur a 1 200 € d'arriérés depuis trois mois, ni que son assemblée se tient la semaine prochaine. Écho le sait, parce qu'elle est dans le logiciel.
Elle surveille en continu, et n'alerte que lorsqu'il y a une raison.
Une facture qui s'écarte de la moyenne historique, une double saisie probable, une répartition oubliée. Le signalement arrive au dépassement, pas à la clôture, quand il est encore corrigible.
Déclarations, renouvellements de contrats, visites réglementaires, dates d'assemblée. Et les consommations qui dérivent : une facture d'énergie en hausse de 20 % vaut une vérification de compteur.
Une alerte inutile fatigue son lecteur et finit par masquer les vraies. La sensibilité se règle par catégorie et par seuil.
Il suit les textes, les traduit en obligations, et les rappelle à la date utile.
Journal officiel, arrêtés, jurisprudence utile. Le texte devient une phrase opérationnelle : à partir du 1er juillet, telle obligation s'applique à telles copropriétés de votre portefeuille.
Convocations, contrats, mandats sont mis à jour quand le texte change. Les notes d'information aux copropriétaires sont préparées sur les évolutions qui les concernent.
Il informe, prépare, alerte. Sur un litige complexe ou un montage particulier, l'avocat et le notaire restent à leur place. Codex vous rend les heures de veille de routine, pas les heures d'analyse.
Un dégât des eaux signalé un dimanche à 22 h 14, photos en pièce jointe. Voici ce qui se passe dans l'heure, sans réveiller personne.
Signalement avec photos. L'expéditeur est reconnu dans la base, son lot et sa copropriété avec lui.
Le désordre est lu sur les photos : dégât des eaux probable, parties privatives, urgence moyenne. Le dossier existe avant que quiconque l'ait ouvert.
Déclaration au contrat de la copropriété sous cinq jours, avec le contact du courtier référencé pour cet immeuble.
Un accusé de réception au copropriétaire, une déclaration de sinistre pour l'assureur, un ordre de mission pour le plombier référencé.
Sur le compte travaux de la copropriété, prête à valider lundi matin avec le reste.
Lundi matin, tout est prêt à valider : le copropriétaire est rassuré, l'intervention est lancée, l'assureur est notifié, la dépense est suivie. Le dimanche soir, personne n'a été dérangé.
45 minutes en visio, sur un cas concret de votre portefeuille : un signalement, une facture, une assemblée à préparer. Vous voyez les cinq agents se passer le dossier.
Sans engagement · Aucune carte bancaire